医薬化粧品産業労働組合連合会 個人情報保護方針
2023年2月3日
1．個人情報の保護についての基本的な考え方
医薬化粧品産業労働組合連合会（以下「薬粧連合」という）は、組合員の付託のもと、連合会としての活動や、共済事業、見舞金制度などを円滑に遂行するために組合員の氏名、性別、生年月日等の個人情報を取得し利用しています。なお、個人情報の取得・利用にあたっては、個人情報の保護を組織運営上の重要事項と位置付け、適切な施策を講じます。また、個人情報を適正かつ安全に取り扱うことにより、組合員等の情報を保護し、その信頼に応えるよう努めます。
以上の認識のもと、次のとおり個人情報を適正に取り扱います。
1）個人情報の保護に関する法律（以下「法」という）をはじめとする関係法令を遵守するとともに、社会的なルールや良識に基づき適切に取り扱います。
2）適正な個人情報の取り扱いに向けて、組合規約・規程・細則等を必要に応じて改定・整備します。また、適宜必要に応じて見直します。
3）個人情報の取得にあたっては、その利用目的を明確にし、それに従って取り扱います。不正な手段による個人情報の取得を禁止するとともに、要配慮個人情報についてはあらかじめ本人の同意を得た上で取得します。
4）個人情報の取扱いにあたっては、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等のリスクに対して適切な安全管理対策を講じます。
5）個人情報の安全管理が図られるよう、個人情報を取り扱う職員等に対して必要かつ適切な監督を行います。
6）共済制度、見舞金制度等の活動を遂行するために提携・協力している組織・団体等に対して、適切に個人情報を取り扱うよう要請します。
2．利用目的
薬粧連合は、以下に記載する利用目的の範囲で組合員等の個人情報を利用します。
1）薬粧連合の共済事業および見舞金制度などのサービスを組合員に利用していただく際の実務のため。
2）法令その他の規範に基づく届出・報告のため。
3）前各号を遂行する上で必要な範囲における第三者への提供のため。
3．加盟する労働組合、太陽生命保険株式会社および中央労働金庫との個人データの共同利用について
薬粧連合は、以下のとおり加盟する労働組合（以下、「加盟組合」という）太陽生命保険株式会社・損害保険ジャパン株式会社・中央労働金庫との間で組合員等の個人データを共同利用します。なお、共同利用にあたっては個人データの取り扱いに関する契約を締結します。
（1）加盟組合との個人データの共同利用について
1)共同利用の目的および範囲
連合会の活動（共済、見舞金等）を遂行するため、組合員等の個人データを加盟組合と連合が共同利用します。
2)共同利用する個人データの項目
氏名、社員番号、性別、生年月日、その他活動の遂行に必要な基礎データ
3)共同利用する個人データの管理に責任を有する者
［名称・所在地］別紙参照
（2）太陽生命保険株式会社・損害保険ジャパン株式会社・中央労働金庫との個人データの共同利用について
1)共同利用の目的および範囲
組合員等が、連合会を介して、共済事業や見舞金制度等のサービスを利用するため、およびそれらの案内のために組合員等の個人データを太陽生命保険株式会社・損害保険ジャパン株式会社・中央労働金庫と組合が共同利用します。
2)共同利用する個人データの項目
①会員団体（労働組合）の構成員たる資格に関する情報
氏名、社員番号、性別、生年月日
②取扱労働金庫に関する情報
取扱店、顧客番号
③薬粧連合を介した取引に必要な情報
口座番号等の口座振替に必要な情報
3)共同利用する個人データの管理に責任を有する者
［名称・所在地］太陽生命保険株式会社 東京都中央区日本橋2丁目7番1号
［名称・所在地］損害保険ジャパン株式会社 東京都新宿区西新宿1丁目26番1号
［名称・所在地］中央労働金庫 東京都千代田区神田駿河台2丁目5
4．委託先への提供等について
薬粧連合は、前記2．の利用目的の範囲において、業務を円滑に進めるため、業務の一部を第三者に委託することがあります。その場合、委託先に対して個人情報を提供する場合がありますが、組合は委託先に対して個人情報の管理や使用終了後の速やかな返却または廃棄等について適切な措置を施すよう監督します。
また、以下の何れかに該当する場合について、組合員等の個人情報を第三者に提供する場合があります。
1）本人の同意がある場合。
2）法令に基づく場合。
3）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
4）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき｡
5）国の機関、もしくは地方公共団体、またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れのあるとき｡
5．データ内容の正確性の確保
薬粧連合が管理する個人データに関して、正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要が無くなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めます。
6．外国にある第三者への提供の制限
外国にある第三者に個人データを提供する場合は、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得ます。
7．第三者提供に関わる記録の作成
個人データを第三者に提供した場合は、当該個人データの提供にかかる記録を作成し、保存します。ただし、前記3．の共同利用または前記4．の委託に基づく場合を除きます。
8．第三者提供を受ける際の確認
第三者から個人データの提供を受ける場合は、必要な事項の確認を行い、また、記録を作成し、保存します。ただし、前記3．の共同利用または前記4．の委託に基づく場合を除きます。
9．利用目的の通知
薬粧連合が管理する保有個人データに関して、組合員等が自分の保有個人データの利用目的の通知を希望する場合には、本人であることを確認した上で通知します。
10．開示
薬粧連合が管理する保有個人データに関して、組合員等が自分の保有個人データの開示を希望する場合には、本人であることを確認した上で開示します。
11．第三者提供の制限および停止
あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供しないとともに、薬粧連合が管理する保有個人データに関して、組合員等が自分の保有個人データについて、法第23条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由により、その第三者への提供の停止を希望する場合には、本人であるということを確認した上で、その申し出に理由があることが判明したときは、第三者への提供を停止します。
12．訂正・追加または削除
薬粧連合が管理する保有個人データに関して、組合員等が自分の保有個人データについて、当該保有個人データの内容が事実でないという理由により訂正、追加または削除を希望する場合には、本人であることを確認した上で、利用目的の達成に必要な範囲内における必要な調査の結果に基づき、訂正、追加または削除を行います｡
13．利用停止または消去
薬粧連合が管理する保有個人データに関して、組合員等が自分の保有個人データについて、当該保有個人データが法第16条の規定に違反して取り扱われているという理由、または法第17条の規定に違反して取得されたものであるという理由によってその利用停止または消去を希望する場合には、本人であることを確認した上で、その申し出に理由があることが判明したときは利用停止または消去を行います。
但し、これらの情報の一部又は全部を利用停止、または消去した場合、前記2．の利用目的各種の通知・連絡・案内等の対応ができなくなる場合もあることを了解ください。
14．開示等の受付方法・窓口
薬粧連合が管理する保有個人データに関する、組合員等からの前記10．11． 12．13．および14．の申し出は、以下の方法・窓口にて受け付けます。
なお、申し出の内容によっては応じられないものがあります。その場合はその理由を説明するよう努めます。
（1）受付手続
薬粧連合所定の請求書に必要事項をご記入いただいた上で、下記の組合事務所に持参いただくか、郵送いただくことにより提出ください。申し出に対しましては、本人（または代理人）であることを確認した上で書面の交付（書留、本人限定受取郵便による郵送）により回答します。
＜受付の方法・窓口＞
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受付の方法 |
窓口 |
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訪問・郵送 |
〒103-0023 東京都中央区日本橋本町3-8-5 日本橋ライフサイエンスビルディング5 5階501 医薬化粧品産業労働組合連合会 個人情報関連問合わせ窓口 |
※電話、FAXまたはE-Mailによる申し出は、受け付けしておりません。また、受付時間は、平日の午前9時から午後5時までとさせていただきます。
＜本人または代理人の確認＞
申し出の際には、社員証のご提示（訪問の場合）又は社員証の写しのご提出（郵送の場合）、電話等により本人であることを確認させていただきます。また、代理人による申し出の場合は、代理人であることを委任状および委任状に押印された本人の印の印鑑登録証明書の確認、本人への電話等により確認させていただきます。
（2）請求書
請求の内容に応じて、以下の添付ファイルをダウンロードの上、印刷してご利用ください。
1）利用目的の通知請求……………………… 「保有個人データの利用目的通知請求書」
2）個人情報データの開示請求……………… 「保有個人データの開示請求書」
3）内容の訂正、追加または削除の請求…… 「保有個人データの訂正等請求書」
4）利用の停止または消去の請求…………… 「保有個人データの利用停止等請求書」
5）第三者提供の停止請求…………………… 「保有個人データの第三者提供停止請求書」
（3）請求手数料
前記6．「利用目的の通知」の請求および7．「開示」の請求につきましては、いずれも1件につき600円の手数料が必要となります。600円分の郵便切手を申請書・必要書類に同封していただくことにより、お支払いください。その他の請求につきましては、手数料はかかりません。
なお、手数料の額は、予告なく変更させていただくことがございますので、予めご了承ください。また、お支払いいただいた手数料（郵便切手）は、回答書の送付に利用させていただくため、お返しすることはできませんので、予めご了承ください。
16．問い合わせ・苦情の受付方法・窓口
組合員等からの個人情報に関する問い合わせ・苦情は、以下の方法・窓口にて受け付けます。
＜受付の方法・窓口＞
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受付の方法 |
窓口 |
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訪問・郵送 |
〒103-0023 東京都中央区日本橋本町3-8-5 日本橋ライフサイエンスビルディング5 5階501 医薬化粧品産業労働組合連合会 個人情報関連問合わせ窓口 |
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電話 |
03-6661-7617 |
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FAX |
03-6661-7619 |
※E-Mailによる問い合わせ・苦情は受け付けしておりません。また、受付時間は、平日の午前9時から午後5時までとさせていただきます。
17．保有個人データに関する事項の公表
（1）個人情報取扱事業者の名称
医薬化粧品産業労働組合連合会
（2）すべての保有個人データの利用目的
上記2のとおり
（3）保有個人データに関する開示等の求めに応じる手続き
上記15のとおり
（4）当組織が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
上記16のとおり
医薬化粧品産業労働組合連合会 特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
2023年2月3日
医薬化粧品産業労働組合連合会は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という）の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」を制定する。
Ⅰ．事業者の名称
医薬化粧品産業労働組合連合会（薬粧連合）
Ⅱ．関係法令、ガイドライン等の遵守
薬粧連合は、個人情報及び特定個人情報等に関する法令、国が定めるガイドラインその他の規範を遵守し、適正な取扱いを行う。
Ⅲ. 特定個人情報等の安全管理措置に関する事項
薬粧連合は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報等の管理のために、別途、特定個人情報等の取扱規程を制定し、安全管理措置を講じる。
Ⅳ．継続的改善
薬粧連合は、特定個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本基本方針及び規程等を必要に応じ、継続して改善する。
Ⅴ．問い合わせ先
薬粧連合における特定個人情報等の取扱いに関する問い合わせ先は、下記の窓口とする。
＜受付の方法・窓口＞
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受付の方法 |
窓口 |
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訪問・郵送 |
〒103-0023 東京都中央区日本橋本町3-8-5 日本橋ライフサイエンスビルディング5 5階501 医薬化粧品産業労働組合連合会 特定個人情報関連問合わせ窓口 |
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電話 |
03-6661-7617 |
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FAX |
03-6661-7619 |
※E-Mailによる問い合わせ・苦情は受け付けしておりません。また、受付時間は、平日の午前9時から午後5時までとさせていただきます。